Case study: jak uporządkowałem system wiedzy i infrastrukturę w firmie edukacyjnej
Pracowałem z firmą z branży edukacji pozaszkolnej dla dzieci — zajęcia stacjonarne, kilkuosobowy zespół instruktorów i administracji, bez własnego działu IT i bez osoby odpowiedzialnej za systemy na pełny etat. Jeśli w Twojej organizacji wiedza też mieszka głównie w głowach kilku osób, a narzędzia czy hosting generują koszty, których nikt już nie umie uzasadnić — prawdopodobnie rozpoznasz tu swój scenariusz.
Klient zanonimizowany na życzenie — bez nazwy własnej i bez szczegółów, które pozwoliłyby go łatwo zidentyfikować.
Co zastałem
Kiedy zaczynałem, organizacja miała cztery niezależne od siebie problemy, które się wzajemnie wzmacniały:
- Wiedza firmowa rozproszona — materiały szkoleniowe, procedury i kluczowe informacje leżały w mailach, na dyskach lokalnych i w głowach najbardziej doświadczonych osób. Nowi pracownicy uczyli się metodą prób i błędów.
- Strona firmowa na Wix — wysoki koszt abonamentu, zależność od jednego dostawcy, ograniczona wydajność i brak realnych rozwiązań accessibility.
- Drogie zamknięte licencje — część rzeczy działała na płatnym oprogramowaniu, którego funkcje w praktyce pokrywały darmowe, otwarte alternatywy.
- Ręczne, powtarzalne procesy — część codziennych czynności administracyjnych pochłaniała czas, który mógłby pójść na pracę merytoryczną z dziećmi i rodzicami.
Co zrobiłem
Zaprojektowałem i wdrożyłem firmową bazę wiedzy, przeniosłem stronę z Wix na stos Astro + GitHub + Cloudflare, część stanowisk przeniosłem z drogich licencji zamkniętych na otwarte oprogramowanie, w tym Linux, i zautomatyzowałem część powtarzalnych procesów administracyjnych. Każdy z tych elementów traktowałem jako projekt z jasnym celem, nie jednorazową naprawę.
Co to dało
- Koszt hostingu strony: praktycznie zero (pozostał tylko koszt domeny) — wcześniej regularny abonament Wix.
- Niezależność od jednego dostawcy — strona oparta na otwartym stosie (Astro, GitHub, Cloudflare), bez zamknięcia w jednym narzędziu.
- Redukcja kosztów licencji dzięki migracji części stanowisk na open source.
- Krótszy czas i niższy próg trudności dla powtarzalnych procesów administracyjnych po automatyzacji.
- Jedno miejsce wiedzy zamiast rozproszonych materiałów — krótszy onboarding nowych pracowników, mniej pytań do najbardziej doświadczonych osób.
- Strona szybsza, z realnymi rozwiązaniami accessibility i spójnym, zaprojektowanym od zera designem i językiem komunikacji.
Autorskie programy edukacyjne
To nie jest opis wdrożenia u jednego klienta, ale dowód metodyki, którą wykorzystuję w szkoleniach z cyberbezpieczeństwa i warsztatach AI w mojej ofercie. Stworzyłem ponad sto scenariuszy zajęć, na których dzieci w wieku 7–12 lat uczą się programowania w języku Lua za pomocą moda ComputerCraftEdu w grze Minecraft — wykorzystane do przeprowadzenia zajęć dla ponad 2000 dzieci w Warszawie i okolicach w ciągu ostatnich 4 lat. Stworzyłem też jedyne na polskim rynku szkolenie z cyberbezpieczeństwa skierowane równocześnie do czterech grup odbiorców: dzieci, rodziców, nauczycieli i pracowników instytucji czy urzędów, z poziomem, tonem i przykładami dopasowanymi do każdej z nich.
Pełne historie obu programów oraz poszczególne przypadki z case study będę szczegółowo opisywał — razem z resztą moich notatek — na notes.voitech.lol .